Ngày nay, tin học văn phòng đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong đời sống con người. Tuy nhiên có rất nhiều khái niệm trong tin học mà không phải ai cũng nắm rõ. Trong đó, không thể không kể đến khái niệm về định dạng văn bản. Vậy định dạng là gì và định dạng văn bản là gì? Hãy cùng MegaSeo tìm hiểu ngay sau đây nhé!
Tìm hiểu về định dạng văn bản là gì?
Khi làm việc với word hay các phần mềm soạn thảo văn bản, người dùng thường nghe tới khái niệm định dạng văn bản. Vậy định dạng văn bản là gì?
Định dạng văn bản thực chất là việc chỉnh sửa, trình bày lại văn bản theo những thuộc tính quy định trong Word hay các phần mềm soạn thảo văn bản. Thông qua các thao tác cài đặt, chỉnh sửa đó giúp văn bản có bố cục rõ ràng, dễ đọc, dễ hiểu, nhấn mạnh các nội dung quan trọng.
Văn bản sau khi được định dạng sẽ trở nên đẹp hơn, người đọc nhìn vào đó sẽ dễ hiểu, nắm bắt được nội dung một cách nhanh chóng. Từ đó người viết đạt được mục đích/mục tiêu khi soạn thảo văn bản. Đặc biệt là khi muốn nhấn mạnh một số nội dung quan trọng thì việc định dạng là điều vô cùng cần thiết.
Bên cạnh đó, khi nhìn vào một văn bản đã định dạng, người đọc sẽ thấy có thiện cảm hơn, muốn tìm hiểu nội dung hơn. Ở nhiều công ty, nhiều công việc, văn bản gửi đi phải đảm bảo được định dạng theo quy chuẩn. Thông qua cách định dạng văn bản mà người đọc có thể đánh giá sự chỉn chu và chuyên nghiệp của người soạn thảo.
Các kiểu định dạng văn bản phổ biến
Hiện nay không có bất cứ một quy định chung nào về định dạng văn bản. Ở mỗi cơ quan tổ chức hay mỗi loại văn bản sẽ có định dạng phù hợp theo yêu cầu của người soạn thảo. Dưới đây là 3 kiểu định dạng văn bản phổ biến bạn có thể biết:
Định dạng ký tự
Định dạng ký tự là kiểu định dạng văn bản cơ bản, đơn giản nhất. Bạn có thể định dạng ký tự bằng cách thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, font chữ, định dạng chỉ số trên, chỉ số dưới, màu sắc ký tự,… Tất cả các kiểu định dạng này đều được hệ thống cài sẵn trên thanh công cụ nên rất dễ thực hiện. Hoặc bạn có thể sử dụng những phím tắt để thực hiện định dạng ký tự.
Định dạng đoạn văn
Định dạng đoạn văn là loại định dạng văn bản thực hiện trên 1 hoặc nhiều đoạn văn. Người dùng thực hiện thay đổi kiểu căn lề, khoảng cách giữa các dòng trong văn bản hay điều chỉnh thụt lề trái, vị trí của đoạn văn so với toàn trang văn bản,… hoặc chỉnh cỡ chữ, màu sắc đoạn văn cho khác với những đoạn văn còn lại để làm nổi bật. Định dạng đoạn văn, người dùng chỉ cần bôi đen đoạn văn đó rồi tiến hành định dạng bằng các tổ hợp phím hoặc thực hiện thông qua các công cụ trên thanh menu của Word.
Định dạng trang văn bản
Định dạng trang là việc điều chỉnh trên cả trang văn bản. Các loại định dạng trang văn bản có thể kể đến như hướng giấy ngang hay dọc, kích thước các lề, đánh số trang, tạo header/footer hay chuyển toàn bộ nội dung ra khỏi trang đầu tiên,… Những thao tác về định dạng trang trên có thể thực hiện ngay khi vừa tạo văn bản hoặc trước khi bắt đầu in ấn.
Xem thêm: Polaroid là gì? Cách tạo ra ảnh Polaroid không cần máy ảnh
Cách định dạng văn bản chuẩn trong Word
Cách định dạng văn bản trong Word không hề khó, bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn sau là sẽ có được văn bản chỉn chu, đẹp, gây ấn tượng với người đọc.
Căn lề, kích thước cho văn bản
Bước 1: Trước hết cần vào mục Layout trên thanh công cụ > Chọn Margins > Nhấn vào Custom Margin sẽ hiển thị ra hộp thoại căn chỉnh khoảng cách lề.
Bước 2: Điều chỉnh các thông số kích thước lề trái, lề phải, lề trên, lề dưới. Thông thường, căn lề chuẩn trong Word sẽ là 2 – 2.5cm với lề trên (Top) và lề dưới (Bottom), 3 – 3.5cm với lề trái (Left), 1.5 – 2cm với lề phải (Right). Sau đó, bạn chỉnh khổ dọc trong Word bằng cách chọn Portrait.
Bước 3: Chỉnh xong, bạn nhấn OK để lưu lại quá trình định dạng trên.
Định dạng font chữ
Định dạng font chữ có nhiều tùy chọn khác nhau, từ kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ, chữ in nghiêng, chữ in đậm,… Tuỳ vào yêu cầu nội dung mà bạn sẽ định dạng font chữ cho phù hợp.
Bước 1: Bạn vào tab Home trên thanh công cụ, chọn Font rồi nhấn vào hình mũi tên.
Bước 2: Lúc này, giao diện chỉnh font chữ hiện ra, bạn tiến hành điều chỉnh các mục theo mong muốn rồi nhấn OK để hoàn tất thao tác.
Xem thêm: Graphic design là gì? Các phần mềm Graphic Design phổ biến
Định dạng đoạn văn
Bước 1: Nhấn chọn tab Home > Nhấn vào hình mũi tên trong nhóm Paragraph.
Bước 2: Sửa các thông số để định dạng đoạn văn theo mong muốn.
Căn lề tại mục Alignment:
- Justified: Căn đều 2 bên lề trái và phải.
- Left: Căn đều lề bên trái.
- Right: Căn đều lề bên phải.
- Center: Căn ở giữa lề bên trái và bên phải, tạo nên sự cân đối.
Thiết lập độ thụt của dòng văn tại mục Special:
- First line: Nhập kích thước muốn thiết lập cho độ thụt dòng đầu tiên trong đoạn văn tại mục By.
- Hanging: Điền kích thước muốn thiết lập vào mục By cho độ thụt dòng thứ 2 về sau của đoạn văn.
- None: Chọn mục này nếu muốn bỏ chế độ thụt dòng trong đoạn văn.
Điều chỉnh khoảng cách giữa các đoạn văn tại mục Spacing:
- Before: Tạo khoảng cách giữa dòng cuối của đoạn văn trên với dòng đầu của đoạn cần định dạng.
- After: Tạo khoảng cách giữa dòng cuối của đoạn cần định dạng với dòng đầu của đoạn văn sau.
- Line Spacing: Tạo khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn cần chỉnh.
Một số lưu ý khi định dạng văn bản
Ngoài việc cần hiểu rõ khái niệm định dạng văn bản là gì và các bước định dạng thì bạn nên lưu ý thêm một số điều sau:
Nên dùng phím tắt để định dạng văn bản
Khi định dạng văn bản trong Word, người dùng nên sử dụng các phím tắt để quá trình thao tác được nhanh hơn. Một số phím tắt phổ biến dùng trong định dạng như:
- Ctrl + B: Có tác dụng bôi đen ký tự hoặc đoạn văn đã chọn.
- Ctrl + I: Có công dụng in nghiêng ký tự hoặc đoạn văn đã chọn.
- Ctrl + U: Chức năng gạch chân ký tự hoặc đoạn văn đã chọn.
- Ctrl + D: Giúp mở hộp thoại định dạng font văn bản.
- Ctrl + L: Căn chỉnh lề bên trái của văn bản.
- Ctrl + R: Căn chỉnh lề bên phải của văn bản.
Có sự khác biệt về cách định dạng giữa các phiên bản Word
Word có rất nhiều phiên bản năm khác nhau, mỗi phiên bản sẽ có sự thay đổi về vị trí các tính năng trong giao diện. Vì thế, người dùng cần tìm hiểu đặc điểm phiên bản Word mà mình đã cài đặt để biết cách sử dụng các tính năng khi định dạng văn bản được dễ dàng.
Sử dụng font chữ, kích thước, màu sắc văn bản hợp lý
Mục đích của định dạng văn bản là làm cho văn bản được đẹp hơn, thu hút sự chú ý của người đọc nên bạn cần đảm bảo sử dụng font chữ, kích thước, màu sắc hợp lý. Hạn chế việc lạm dụng quá đà gây tác dụng ngược.
Như vậy, MegaSeo đã cùng bạn tìm hiểu về xem định dạng văn bản là gì. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp bạn biết thêm kiến thức mới.